TAASK E-Form & Workflow : โปรแกรมสร้างแบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์และเวิร์คโฟล

5 ประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากการใช้โปรแกรม TAASK E-Form & Workflow

1. ลดค่าใช้จ่ายทันที

ในแต่ละปีบริษัทจะต้องมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากไปกับการซื้อกระดาษ หมึก ค่าซื้อและซ่อมแซมอุปกรณ์หลายชนิด เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกนเนอร์ เครื่องทำลายเอกสาร ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะหมดไปเมื่อบริษัทของคุณเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ เปลี่ยนมาใช้แบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์เพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูลแทนกระดาษ นอกจากจะลดค่าใช้จ่ายแล้วสิ่งนี้ยังทำให้การส่งต่อข้อมูลจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายในส่วนของคนส่งเอกสารอีกด้วย

2. การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายกว่า

การที่ข้อมูลต่างๆได้ถูกเก็บไว้ในรูปแบบดิจิตัล ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาทั่วโลก ไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหาข้อมูลจากตู้เก็บเอกสาร ข้อมูลที่เก็บไว้ในโปรแกรม TAASK ยังสามารถ export ออกมาเป็น PDF ไฟล์ ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานสามารถนำไฟล์นี้ไปใช้ประโยชน์ต่อได้อีก เช่น ส่งข้อมูลให้บุคคลภายนอกบริษัท หรือ นำไฟล์นี้ไปเก็บไว้ที่ Cloud Storage ของบริษัทอีกทีก็ได้

3. เพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูล

โปรแกรม TAASK มีระบบรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูล มีการรักษาความเป็นส่วนตัว คุณสามารถเลือกได้ว่า จะให้ใครสามารถดูข้อมูลได้หรือไม่ได้ ดังนั้นผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเท่านั้นถึงจะสามารถดูข้อมูลได้ ด้วยวิธีการนี้ทำให้มีความปลอดภัยกว่าการเก็บเอกสารกระดาษไว้ในตู้เก็บเอกสารแบบเดิมๆมาก

4. การส่งต่อข้อมูลระหว่างกันเป็นไปอย่างอัตโนมัติ (Automated workflows)

เมื่อข้อมูลที่ต้องการได้ถูกกรอกลงไปในโปรแกรม แล้วมีการยืนยันบันทึกข้อมูล ข้อมูลก็จะถูกส่งต่อไปยังผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับข้อมูลนี้ทันที และเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพราะ TAASK มีเวิร์คโฟลที่ยืดหยุ่น รองรับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน ด้วยเหตุนี้ทำให้พนักงานไม่ต้องไปเสียเวลาพิมพ์เอกสาร จัดเรียงเอกสาร หรือนำส่งเอกสาร จึงทำให้พนักงานมีเวลาใช้ความคิดเชิงกลยุทธ์ หรือความคิดสร้างสรรค์ อันจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรยิ่งขึ้นไป

5. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

เมื่อคุณมีการจัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ พนักงานในองค์กรก็จะสามารถให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น การเข้าถึงเอกสารและไฟล์ได้ทันทีช่วยลดเวลาการรอคอยของลูกค้า สิ่งนี้จะสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า อันจะเป็นผลโดยตรงให้องค์กรของคุณเติบโต

ระบบ TAASK E-Form & Workflow

ระบบ TAASK เป็นระบบที่ทำงานโดยปราศจากการใช้กระดาษ 100% เพราะสามารถสร้างฟอร์มขึ้นมาให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลได้ สามารถส่งต่อข้อมูลจากทีมหนึ่งไปยังอีกทีมหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องมีพนักงานส่งเอกสารเหมือนกับการใช้กระดาษ TAASK มีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีรูปแบบที่เป็นมาตราฐาน ทำให้สามารถที่จะเปลี่ยนข้อมูลจากฐานข้อมูลออกมาให้เป็นรูปแบบไฟล์ ได้อย่างถูกต้อง ง่ายดาย เช่น เปลี่ยนข้อมูลจากฟอร์มที่ผู้ใช้งานกรอกลงไปเป็นไฟล์ PDF ก็ทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว นอกจากนี้ TAASK ยังสามารถสรุปข้อมูลออกมาเป็นสถิติได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบไฟล์ EXCEL ได้เช่นกัน คุณสมบัติที่โดดเด่นของ TAASK ยังมีเรื่องของการรองรับ workflow ที่มีความซับซ้อนสูงมากๆ ได้ ทำให้กระบวนการทำงาน ในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสมบูรณ์แบบ ระบบ TAASK ยังคงอนุญาตให้ผู้ใช้งานแนบไฟล์ ต่างๆได้ทำให้ไม่จำเป็นต้องทำการ print ไฟล์เหล่านั้นออกมาเป็นกระดาษ การอนุมัติเอกสารต่างๆก็ไม่จำเป็นต้องมีการเซ็นต์ชื่อจากกระดาษ เพราะการอนุมัติผ่านระบบออนไลน์ได้มีขั้นตอนการยืนยันตัวตนอยู่แล้ว ดังเปรียบได้กับการโอนเงินผ่าน Mobile Banking ก็ไม่จำเป็นต้องมีการ เซ็นชื่อใดๆ เพียงแค่กรอกรหัสผ่านก็สามารถทำธุรกรรมการโอนเงินได้ทันที

แบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์ (E-Form) คืออะไร

แบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์เป็นรูปแบบการรับข้อมูลเพื่อบันทึกเก็บไว้ผ่านทางโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น TAASK หรือ Google Form เป็นต้น เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลซึ่งจะเก็บไว้เป็นข้อมูลดิบ และสามารถจะเปลี่ยนมาเป็นไฟล์ที่เรามองเห็นได้เช่น PDF เป็นต้น ดังนั้น เมื่อข้อมูลได้ถูกจัดเก็บในฐานข้อมูล ซึ่งมีโครงสร้างข้อมูลที่ดี เราจะสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นออกมาประมวลผลให้อยู่รูปแบบต่างๆได้ เช่น กราฟ เป็นต้น

ปัจจุบันแบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์ ได้มีการใช้งานอย่างแพร่หลาย ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานของรัฐหรือเอกชน ก็จะมีโปรแกรมให้เราสามารถกรอกข้อมูลลงไปได้โดยตรง เช่นการกรอกข้อมูลผ่านเว็บบราวเซอร์ หรือ กรอกข้อมูลผ่านแอพบนมือถือเป็นต้น ทำให้สะดวกรวดเร็วไม่ต้องใช้กระดาษ ปัจจุบันนโยบายการค้ากับต่างประเทศเริ่มมีข้อบังคับเกี่ยวกับ Carbon Zero (การลดการปล่อยคาร์บอนจากองค์กร) มากขึ้น ดังนั้นหากองค์กรใดที่ไม่ปรับตัวก็จะทำให้เสียโอกาสทางการค้าเป็นอย่างมาก

ขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานแบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์และเวิร์คโฟล

1. ประชุมทีมงานเตรียมความพร้อม จัดหาตัวแทนของแต่ละแผนกให้เป็นตัวแทนในการทำงาน และคัดเลือกหัวหน้าโครงการ
2. ให้ตัวแทนแต่ละแผนกนำเอกสารที่เป็นกระดาษมารวมรวมไว้กับหัวหน้าโครงการ พร้อมทั้งบอกด้วยว่าเอกสารแต่ละตัวต้องมีการเริ่มต้นจากแผนกใดไปแผนกใด
3. หัวหน้าโครงการจัดหาโปรแกรมหรือระบบซอฟต์แวร์เพื่อนำมาใช้งาน เช่น โปรแกรม TAASK
4. จัดประชุมเพื่อคุยแผนและขั้นตอนการดำเนินงานระหว่างทีมงานของ TAASK และ ทีมงานของบริษัท
5. เริ่มต้นการ implement program TAASK เพื่อมาใช้แทนเอกสารที่เป็นกระดาษแบบเก่า
6. ทำการ training ผู้ที่ต้องใช้งานระบบทุกคน
7. เริ่มต้นใช้งานจริง และแจ้งกลับไปยังทีมงาน TAASK หรือหัวหน้าโครงการเมื่อต้องการปรับเปลี่ยนเวิร์คโฟลการทำงานให้ดีกว่าเดิม

ตัวอย่างการใช้งานแบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์และเวิร์คโฟล

1. โรงพยาบาล : ตั้งแต่การรับตัวผู้ปวย การรักษา การนัดพบแพทย์ การจ่ายเงิน และการรับยา จะเห็นว่ามีหลายเอกสารมากถูกตัดการใช้กระดาษออกไป จะเหลือเพียงแค่เอกสารประเภทใบเสร็จรับเงิน หรือ ที่จำเป็นจริงๆเท่านั้น
2. ศูนย์ซ่อมรถยนต์ : จะเห็นว่าการบันทึกข้อมูลต่างๆจะถูกบันทึกลงไปที่ tablet โดยตรง อีกทั้งอำนวยความสะดวกด้วยการถ่ายภาพและบันทึกลงในระบบได้ทันที ข้อมูลต่างๆก็จะส่งมายังจอ monitor ที่ห้องพักของลูกค้าเพื่อรายงานสถานะปัจจุบันของรถยนต์ได้อย่าง real time เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างมาก
3. สำนักงานขนส่งทางบก : ถือว่าเป็นสำนักงานที่มีการถ่ายโอนข้อมูลจากแผนกหนึ่งไปยังอีกหลายแผนกเป็นจำนวนมาก หากยังใช้กระดาษหรือแบบฟอร์มก็จะต้องใช้หลายหน้าเพื่อให้แต่ละแผนกกรอกข้อมูลลงไป แต่ตอนนี้ได้ใช้ระบบ E-Form & Workflow แล้ว ทำให้ไม่ต้องมีการใช้กระดาษและทำให้การส่งต่อข้อมูลถูกต้องรวดเร็ว ผู้เข้าใช้บริการแทบไม่ต้องกรอกข้อมูลอะไรเลย เพียงแค่เดินไปแต่ละจุดและรอการชำระเงิน จะเห็นว่าการใช้กระดาษในขั้นตอนต่างๆนั้นไม่มีอยู่เลย
4. องค์กรของคุณ : เมื่อใช้ระบบ TAASK E-Form & Workflow

สร้างแบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์ด้วยโปรแกรม TAASK