ระบบจัดการเวิร์คโฟลและเอกสาร ISO
ISO workflow and document management solution

การจัดการเวิร์คโฟลและเอกสารงาน ISO ในปัจจุบัน

ปัจจุบันประเทศไทยยังคงใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษในการอ้างอิงหรือเก็บข้อมูลเป็นหลัก โดยเอกสารแต่ละตัวจะมีข้อมูลที่ชัดเจนแน่นอน เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติร่วมกันในองค์กร และมีเลขที่ (ISO Code) กำกับชัดเจน ทำให้ไม่เกิดความกำกวมหรือเกิดข้อผิดพลาด ในการที่จะสื่อสารร่วมกัน เมื่อมีความจำเป็นที่จะต้องอ้างอิงถึงเอกสารใดๆ ดังนั้นเมื่อถึงเวลาที่จะต้องมีการตรวจสอบการทำงาน เอกสารเหล่านี้ก็จะถูกนำมาใช้ในการอ้างอิง ความถูกต้องในการทำงานด้วย แต่ถึงอย่างไรการตรวจสอบก็เกิดขึ้นหลังจากเหตุการณ์ต่างๆ ได้เกิดขึ้นแล้ว ดังนั้นหากผู้ดำเนินงานขาดความเอาใจใส่ หรือ เสียสมาธิระหว่างการทำงาน ก็อาจจะก็ให้เกิดการทำงานที่ไม่ได้เป็นไปตามข้อกำหนดที่ได้กำหนดไว้ในเอกสาร

การจัดการเวิร์คโฟลและเอกสารงาน ISO ด้วยกระดาษ

จากที่ได้กล่าวมาในข้างต้นว่าความผิดพลาดอาจจะเกิดขึ้นได้ถ้าคนที่ดำเนินงานอาจทำงานผิดต่างไปจากข้อกำหนด ที่ได้กำหนดไว้ในเอกสาร ISO ซึ่งนั่นก็เป็นข้อจำกัดของกระดาษ เพราะกระดาษไม่สามารถมาช่วยกำกับการทำงาน ในโลกของความเป็นจริงได้ ทำให้เกิดผลเสียตามมาอีกมากมาย เพราะโดยส่วนใหญ่แล้วการทำงานแบบนี้จะต้องอาศัย ผู้ที่มีความรับผิดชอบในการดำเนินงานที่ตัวเองได้ถูกมอบหมายไว้ และต้องมีสมาธิอยู่เสมอว่าตัวเองได้ทำงานตรงตามมาตราฐาน ISO จึงจะสามารถได้ผลผลิตที่ดีจากการทำงาน ในทางตรงกันข้ามถ้าผู้รับผิดชอบการดำเนินงานเป็นพนักงานใหม่ หรือ ย้ายมาจากแผนกอื่น ความผิดพลาดจากตัวบุคคลก็ย่อมจะเกิดขึ้นได้เสมอ ซึ่งจะส่งผลให้เกิดความล่าช้า ประสิทธิภาพลดลง องค์กรต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมากมาย ทั้งทางตรงและทางอ้อม

การป้องกันข้อผิดพลาดจากตัวบุคคลด้วยระบบซอร์ฟแวร์ในงานมาตราฐาน ISO

การทำงานบนกระดาษในงานที่มีการควบคุมและกำกับด้วยมาตรฐาน ISO นั้นมีความเสี่ยงจากการผิดพลาดจากตัวบุคคลดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ดังนั้นความจำเป็นในการใช้ซอร์ฟแวร์คอมพิวเตอร์มาควบคุมการทำงานถือว่ามีความจำเป็นอย่างมาก เพราะซอร์ฟแวร์จะช่วยทั้งการควบคุมกระบวนการทำงาน ช่วยควบคุมการเลือกใช้เอกสาร ISO ว่าต้องใช้เอกสารใด และควบคุมการกรอกข้อมูลว่าผู้ดำเนินงานได้กรอกข้อมูลครบถ้วนหรือไม่ นอกจากนี้ยังมีบางกระบวนการทำงานที่มีความซับซ้อนสูง และความซับซ้อนสูงนี้ได้ส่งผลให้จำเป็นต้องมีการเลือกเอกสาร ISO ที่แตกต่างกันเป็นกรณีๆไป ซึ่งถ้าหากผู้ดำเนินงานเลือกเอกสาร ISO มาผิดตัวก็จะทำให้การบันทึกข้อมูลนั้นผิด เช่น ถ้าเลือก check sheet หรือ test sheet มาผิดตัวก็จะส่งผลเสียหายได้อย่างมากมายในทันที แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปถ้าใช้ซอร์ฟแวร์คอมพิวเตอร์มาควบคุม เพราะแต่ละขั้นตอนในกระบวนการดำเนินงาน จะถูกทำการกำหนดเอกสาร ISO ที่มีความเกี่ยวข้องไว้แล้ว

ระบบซอร์ฟแวร์ที่สามารถใช้ในงานมาตราฐาน ISO

ปัจจุบันมีซอร์ฟแวร์ที่ใช้งานในงานมาตราฐาน ISO ได้อย่างครอบคลุมไม่มากนัก และส่วนใหญ่จะเป็นซอร์ฟแวร์ที่มาจากต่างประเทศ ซึ่งจะต้องมีค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก ค่าติดตั้ง ค่าดูแล ค่าปรับแก้เวิร์คโฟล ต้องใช้เงินมากมายตั้งแต่หลักหลายแสนบาทจนถึงหลักล้านบาทเลยทีเดียว บุคลากรที่เป็นคนไทย ที่เป็นเจ้าหน้าที่ดูแลลูกค้าก็หายาก ในการแก้ไขเวิร์คโฟลหรือแก้ไขฟอร์มในการกรอกข้อมูลแต่ละครั้งอาจต้องใช้เงินมากกว่า 3-4 แสนบาทเลยทีเดียว

ระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ในประเทศไทย

ในประเทศไทยยังมีบริษัทซอร์ฟแวร์ที่เป็นผู้ให้บริการระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ไม่มากนัก ซึ่งแต่ละบริษัทก็จะมีรายละเอียดของโปรแกรมแตกต่างกันไป ฟังก์ชันต่างๆที่มีอยู่ในโปรแกรมนั้น มีผลต่อการครอบคลุมการทำงานในมาตราฐาน ISO เป็นอย่างมาก เพราะมาตราฐาน ISO นั้นมีความซับซ้อนของเวิร์คโฟล และความซับซ้อนของเอกสาร ISO สูงมาก ดังนั้น การเลือกซอร์ฟแวร์เพื่อใช้งาน จึงจำเป็นต้องศึกษาและทำความเข้าใจ ในซอร์ฟแวร์จากบริษัทต่างๆให้ได้มากที่สุด เมื่อเข้าใจการทำงานของซอร์ฟแวร์จากแต่ละบริษัทแล้ว เราก็จะสามารถเลือกได้ว่า ซอร์ฟแวร์ตัวใดจะนำมาใช้งานมาตราฐาน ISO ในองค์กรของเราได้จริง

ระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ที่ดี

ระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ที่ดีจะต้องรองรับการทำงานจริงตามมาตราฐาน ISO ที่มีอยู่แล้วในองค์กรได้จริง ครบถ้วน ถูกต้อง ใช้งานง่าย และมีความปลอดภัยสูง ซึ่งฟังก์ชันที่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญมีดังนี้

• สร้างฟอร์มของเอกสาร ISO ที่มีอยู่ได้
• สร้างฟอร์มที่มีความสะดวกในการใช้งานได้ เช่น มี dropdown list ให้เลือกข้อมูลที่จำเป็นต้องอ้างอิงได้อย่างครบถ้วน เป็นต้น
• สร้างเวิร์คโฟลในรูปแบบที่ซับซ้อนได้ เช่น เวิร์คโฟลต้องมีการแตกแขนงออกจากกันได้ ไม่ใช่แค่เป็นเส้นตรง หรือเป็นลำดับ 1 2 3 ไปเรื่อยๆ เท่านั้น
• สร้างความสัมพันธ์ระหว่าง ผู้ดำเนินงาน งานที่ต้องดำเนินงาน และเอกสาร ISO ให้กับเวิร์คโฟลที่มีอยู่ ได้อย่างครบถ้วน
• สร้างรายงานที่จำเป็นต้องใช้งานได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง

องค์กรควรจ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO เองดีหรือไม่

ความเหมาะสมในการจ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาระบบซอร์ฟแวร์ในองค์กรเองนั้น คำตอบขึ้นอยู่กับตัวขององค์กรเอง เพราะต้องมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากและความเสี่ยงมากมายที่องค์กรเองจะต้องรับให้ได้ เช่น

• องค์กรต้องมีทีมงานในการพัฒนา ในตำแหน่งต่างๆ เช่น ผู้จัดการโปรเจค นักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ นักทดสอบระบบ วิศวกรระบบ โดยเฉพาะในกรณีของโปรแกรมเมอร์ อาจจะต้องใช้คนเป็นจำนวนมากและมีฐานเงินเดือนที่สูงมาก
• ผู้บริหารต้องมีความรู้ในธรรมชาติของอาชีพนักพัฒนาซอร์ฟแวร์ โดยส่วนใหญ่อาชีพนักพัฒนาซอร์ฟแวร์จะมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการพูด การใช้ชีวิต การแต่งกาย ผู้บริหารจึงควรจำเป็นที่จะต้องทำความรู้จักกับกลุ่มอาชีพนี้ให้มากขึ้น เพื่อสร้างการสนับสนุนต่อพนักงานให้ได้มากที่สุด และลดความเครียดในการทำงานด้วย นอกจากนี้การพัฒนาซอร์ฟแวร์มีขึ้นตอนต่างๆหลายขั้นตอนตามหลักการทางวิศวกรรมซอร์ฟแวร์ ดังนั้นผู้บริหารจึงมีความจำเป็นต้องมีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับหลักการนี้ด้วย เพื่อที่จะสามารถเข้าใจความคืบหน้าของงานที่ทีมงานได้ทำไป

ระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ต่างจาก ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจอย่างไร

การจัดการการทำงานตามมาตราฐาน ISO ถือว่าเป็นหนึ่งในประเภทการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ แต่จะมีการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการบันทึกข้อมูลให้เป็นไปตามข้อกำหนดในมาตราฐาน ISO ดังนั้นหากจะมองตามฟังก์ชันการทำงานของระบบซอร์ฟแวร์แล้วนั้น ก็สามารถถือได้ว่าเป็นซอร์ฟแวร์ที่มีความใกล้เคียงกันมาก ซึ่งหากเป็นซอร์ฟแวร์ที่มีประสิทธิภาพสูง (เช่น ระบบ TAASK) ก็จะสามารถตอบโจทย์การใช้งานได้ทั้ง 2 ระบบข้างต้น

ระบบ TAASK สามารถนำมาใช้ในงานมาตราฐาน ISO ได้หรือไม่

ระบบ TAASK มีความยืดหยุ่นสูงปรับแต่งได้ ทั้งเวิร์คโฟล ฟอร์ม รายงาน เงื่อนไขการไหลของงาน และถูกออกแบบและพัฒนาเพื่อให้รองรับทั้งการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการจัดการการดำเนินงานตามมาตราฐาน ISO ระบบ TAASK จึงถือว่าเป็นระบบที่มีความพร้อมสูงสุดในการรองรับการทำงานดังกล่าวข้างต้น และมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำมากเมื่อเทียบกับโปรแกรมจากต่างประเทศ