จะรู้ได้อย่างไรว่าบริษัทของคุณมีกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพแล้ว

ในปัจจุบันการดำเนินการทางธุรกิจจะอาศัยบุคคล เช่น กรรมการผู้จัดการ ผู้จัดการทั่วไป หรือ ผู้จัดการฝ่าย เป็นผู้คอยควบคุมให้กิจการดำเนินไปอย่างถูกต้อง โดยระหว่างที่มีการดำเนินกิจการอยู่นั้นจะต้องมีการบันทึกผลการดำเนินงานและข้อมูลของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงาน เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาประเมินผลและวิเคราะห์การทำงานของบริษัทให้ประสบความสำเร็จตรงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้

เราจะเห็นได้ว่าบริษัทที่ประสบความสำเร็จในการทำธุรกิจนั้น จะมีการทำงานที่เป็นระบบ มีระเบียบ เป็นแบบแผนมีขั้นตอนเรียงลำดับการทำงาน ทำงานเร็ว และได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นผลมาจากการมีกระบวนการดำเนินงานในบริษัทที่ดีและมีประสิทธิภาพ เราสามารถสังเกตุได้อย่างง่ายๆว่าบริษัทของเรานั้น มีกระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพหรือไม่นั้น สามารถดูได้จากการทำงานในกระบวนการว่ามีการทำงานที่ติดขัด หรืองานล่าช้า ทำให้ไม่สามารถทำงานต่อเนื่องได้ หรือ ดูจากการทำงานที่วกวน ซ้ำซ้อน ของขั้นตอนในการทำงาน หรือ งานที่ทำตกค้าง ตกหล่น เสร็จงานไม่ตรงเวลาที่กำหนด หรือ การทำงานที่มีความผิดพลาดบ่อย ทำงานเสียเปล่า เสียเวลา และไม่ก่อประโยชน์ต่อการทำงาน หากในบริษัทไม่พบสิ่งเหล่านี้ในการทำงาน ย่อมหมายถึงประสิทธิภาพที่ดีของกระบวนการทำงานในบริษัท

นอกจากนี้ยังมีปัจจัยอื่นๆที่ช่วยส่งเสริมให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ได้แก่ ศักยภาพของบุคลากรในบริษัท ที่จะนำความรู้ความสามารถมาใช้ในการทำงานให้มีคุณภาพมากขึ้น ลดความผิดพลาดจากการทำงานที่ไม่เข้าใจ และสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ ส่งผลต่อทัศนคติและบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกันในบริษัทได้ และการมีเครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัยและมีคุณภาพ จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างต่อเนื่อง งานเสร็จไว รวมถึงการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับการทำงาน เช่น โปรแกรม BPMS ของ TAASK จะช่วยให้การดำเนินงานในกระบวนการต่างๆของบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถมั่นใจในด้านการทำงานว่ามีการดำเนินงานตามขั้นตอนได้อย่างถูกต้อง งานไม่ตกหล่น ตกค้าง และมั่นใจในด้านความปลอดภัยของข้อมูล

ดังนั้น การที่บริษัทมีกระบวนการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ และมีปัจจัยอื่นๆที่ช่วยส่งเสริมการดำเนินงานที่มีคุณภาพ ย่อมหมายถึงความความสำเร็จในการทำธุรกิจที่สูงมากขึ้นตามด้วยเช่นกัน

xxxxxxx

  • งานเสร็จตรงตามเวลา
  • ขั้นตอนการทำงานไม่ยุ่งยากและซ้ำซ้อน
  • งานไม่ไปกองอยู่คนๆเดียว
  • กระจายงานทำได้ทั่วถึง
  • ผลลัพธ์จากการทำงานตรงตามเป้า
  • มีกำไร
  • พนักงานมีความสุขกับการทำงาน
  • งานจะต้องไม่รอคนทำงานเพียงคนเดียว
  • พนักงานทำงานเหมาะสมกับความสามารถ
  • ไม่ใช้เวลาทำงานนานจนเกินไป

พนักงาน

  • พนักงานมีความสามารถเหมาะสมกับการทำงาน
  • พนักงานทำงานเสร็จตามเป้าหมายที่วางไว้
  • พนักงานเลิกงานตามเวลา
  • พนักงานไม่ต้องทำงาน OT เพราะทำงานไม่เสร็จ
  • พนักงานทำงานมีความสุข
  • พนักงานไม่มีปัญหาในการทำงานภายในองค์กร
  • พนักงานไม่ทำงานหนักจนเกินไป
  • พนักงานได้รับงานทำแบบทั่วถึง
  • พนักงานทำงานตามหน้าที่ของตน
  • พนักงานไม่ทำงานเกินหน้าที่ และแทรกแซงงานของผู้อื่น
  • พนักงานเข้าใจขั้นตอนการทำงานของบริษัท
  • พนักงานใช้เครื่องมือและอุปกรณ์ในการทำงานได้คล่องแคล่ว
  • พนักงานสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในการทำงานได้ เพื่อให้สามารถทำงานต่อได้

การทำงาน

  • ทำงานถูกต้อง และลดความผิดพลาดในการทำงาน
  • ทำงานตามขั้นตอน เป็นแบบแผน
  • งานไม่ตกหล่น ตกค้าง ทำช้า
  • จัดการงานเร่งด่วนได้
  • งานที่กำหนดว่าให้ใครเป็นคนทำถูกต้อง
  • ใช้เอกสารเหมาะสมกับงาน
  • งานที่ทำไม่เกินขอบเขตการทำงานที่กำหนดไว้
  • กำหนดสิทธิการเข้าถึงงาน
  • คนได้รับงานพอๆกัน (ไม่มีคนว่างงานกับคนทำงานเยอะ)
  • งานทำไม่ซ้ำซ้อนกับคนอื่น
  • ทราบถึงคนที่ทำงาน และคนที่เกี่ยวข้องกับงานได้
  • มีผลการดำเนินงานเก็บบันทึกไว้ สามารถดูผลงานย้อนหลังได้
  • ตรวจสอบการทำงานในกระบวนการได้

ผลลัพธ์ของงาน

  • งานสำเร็จตรงเวลา หรือ เสร็จเร็วขึ้น
  • งานมีคุณภาพ
  • จำนวนงานที่ผิดพลาดลดน้อยลง หรือไม่มี
  • ลดต้นทุนค่าใช้จ่าย
  • มีกำไร

กระบวนการ

  • กระบวนการทำงานมีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน ไม่ซ้ำซ้อน และครอบคลุมการทำงานทั้งหมด
  • การไหลของงานในกระบวนการมีความต่อเนื่อง แม้จะมีเหตุสุดวิสัยเกิดขึ้น
  • การไหลของงานไม่ติดตัดเป็นคอขวดในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง
  • การส่งต่องานในกระบวนการมีคุณภาพ ไม่ตกหล่น

เครื่องมือในการทำงาน

  • เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์เหมาะสมกับการทำงานในบริษัท
  • เครื่องมือที่ดีช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน
  • เครื่องมือช่วยลดความเสี่ยงอันตรายจากงานที่ทำ
  • เครื่องมือทำให้การทำงานดี
  • เครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานเรียงลำดับเป็นขั้นตอนถูกต้อง
  • เครื่องมือช่วยเก็บร้กษาข้อมูล